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viernes, 18 de enero de 2013
jueves, 17 de enero de 2013
Filtros Avanzados
FILTROS AVANZADOS
Vamos a explicar el
funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que
se empleo para AUTOFILTROS
.
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las
filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los
mismos, veamos cómo se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y
luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón
"Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"
Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:
1.
Filtrar la lista
sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se
encuentra la tabla.
2.
Copiar a otro
lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la
misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3.
Rango de la lista : automáticamente
Excel coloca el rango done esta la lista
4.
Rango de criterios: es
el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.
5.
Copiar a: esta
opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso
deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada,
para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
6.
Sólo registros
únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de
ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)
El panel queda como se muestra
Al aceptar nos queda la tabla filtrada
En este caso las filas se han ocultado como en el caso de Autofiltros, para
solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por
ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve
Y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura
aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo
tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número
de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos la función
CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8
Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos
saber cuántos alumnos tuvieron menos de 70% y más de 85% de asistencias,
en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda más
en el rango de criterios
Y el panel Filtro
avanzado se configura como sigue
Al aceptar obtenemos la tabla
Donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen
los criterios son 6.
Autofiltros
AUTOFILTROS
Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más
compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas
condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla
Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de
asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos
que no cumplan con ese criterio.
Para nuestro
objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos
cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el
panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el icono señalado
por la flecha (que se pone de color anaranjado)
Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se
muestra
Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú
desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan
Para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que
tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la
izquierda, para nuestro propósito, deberemos destilar todos los
porcentajes distintos al 70%
Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa
Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema,
solo agregaremos que hay dos tipos de filtros:
1.
Autofiltros
Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable...
Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable...
2.
Filtros avanzados
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también funcionan en forma diferente
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también funcionan en forma diferente
Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspección de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel
se puede ver que
las filas no están en forma correlativa, con lo que se infiere que las
supuestas filas filtradas en realidad están ocultas y si, por ejemplo,
quisiéramos contarlas con la función contar el
resultado daría la totalidad de las filas pues se contarían las ocultas
también, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con los Filtros
Avanzados ya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas
que cumplen con los criterios.
Actividad 1
Actividad de Aprendizaje:
Descargue el archivo comprimido llamado "Importación_de_Datos" ubicado en la siguiente Link:
Descargar
Con apoyo del material proporcionado realicen las siguientes Actividades:
- Abra un Libro Nuevo en Excel
- Importe a la Hoja 1, la Tabla (Afiliados) que se encuentra en la carpeta “Importacion_de_Datos” como Archivo de Texto.
- Importe a la Hoja 2, la Tabla (Estudiantes) que se encuentra en la carpeta “Importacion_de_Datos” como parte del Archivo de Access – Base_de_Datos –
- Importe a la Hoja 3, la Tabla (Empleados) que se encuentra en la carpeta “Importacion_de_Datos” como parte del Archivo de Access – Base_de_Datos –
- Ordenar los Datos de la Hoja 1 por Apellidos y luego por Nombres Ascendentemente (A-Z)
- Ordenar los Datos de la Hoja 3 por Salario de Mayor a Menor y luego por Fecha_Nacimiento del más antiguo al más reciente.
- Ordenar los Datos de la Hoja 3 por Salario de Mayor a Menor y luego por Fecha_Nacimiento del más antiguo al más reciente.
- En la Hoja 2 Filtre (Autofiltro), todos los Estudiantes de Contabilidad 3 Semestre, Jornada de la Mañana, Año 2011, Periodo 2.
- En la Hoja 2 Filtre (Autofiltro), todos los Estudiantes Hombres de Enfermería y Análisis no residan en Montería.
- En la Hoja 3 Filtre (Autofiltro), todos los Empleados que Devenguen Entre 1 y 2 Salarios Mínimos Legales Vigentes.
Tablas Dinamicas
TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, tendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, tendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones.
Ejemplo Practico:
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