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viernes, 18 de enero de 2013
jueves, 17 de enero de 2013
Filtros Avanzados
FILTROS AVANZADOS
Vamos a explicar el
funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que
se empleo para AUTOFILTROS
.
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las
filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los
mismos, veamos cómo se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y
luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón
"Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"
Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:
1.
Filtrar la lista
sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se
encuentra la tabla.
2.
Copiar a otro
lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la
misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3.
Rango de la lista : automáticamente
Excel coloca el rango done esta la lista
4.
Rango de criterios: es
el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.
5.
Copiar a: esta
opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso
deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada,
para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
6.
Sólo registros
únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de
ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)
El panel queda como se muestra
Al aceptar nos queda la tabla filtrada
En este caso las filas se han ocultado como en el caso de Autofiltros, para
solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por
ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve
Y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura
aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo
tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número
de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos la función
CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8
Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos
saber cuántos alumnos tuvieron menos de 70% y más de 85% de asistencias,
en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda más
en el rango de criterios
Y el panel Filtro
avanzado se configura como sigue
Al aceptar obtenemos la tabla
Donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen
los criterios son 6.
Autofiltros
AUTOFILTROS
Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más
compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas
condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla
Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de
asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos
que no cumplan con ese criterio.
Para nuestro
objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos
cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el
panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el icono señalado
por la flecha (que se pone de color anaranjado)
Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se
muestra
Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú
desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan
Para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que
tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la
izquierda, para nuestro propósito, deberemos destilar todos los
porcentajes distintos al 70%
Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa
Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema,
solo agregaremos que hay dos tipos de filtros:
1.
Autofiltros
Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable...
Son del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable...
2.
Filtros avanzados
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también funcionan en forma diferente
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también funcionan en forma diferente
Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspección de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel
se puede ver que
las filas no están en forma correlativa, con lo que se infiere que las
supuestas filas filtradas en realidad están ocultas y si, por ejemplo,
quisiéramos contarlas con la función contar el
resultado daría la totalidad de las filas pues se contarían las ocultas
también, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con los Filtros
Avanzados ya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas
que cumplen con los criterios.
Actividad 1
Actividad de Aprendizaje:
Descargue el archivo comprimido llamado "Importación_de_Datos" ubicado en la siguiente Link:
Descargar
Con apoyo del material proporcionado realicen las siguientes Actividades:
- Abra un Libro Nuevo en Excel
- Importe a la Hoja 1, la Tabla (Afiliados) que se encuentra en la carpeta “Importacion_de_Datos” como Archivo de Texto.
- Importe a la Hoja 2, la Tabla (Estudiantes) que se encuentra en la carpeta “Importacion_de_Datos” como parte del Archivo de Access – Base_de_Datos –
- Importe a la Hoja 3, la Tabla (Empleados) que se encuentra en la carpeta “Importacion_de_Datos” como parte del Archivo de Access – Base_de_Datos –
- Ordenar los Datos de la Hoja 1 por Apellidos y luego por Nombres Ascendentemente (A-Z)
- Ordenar los Datos de la Hoja 3 por Salario de Mayor a Menor y luego por Fecha_Nacimiento del más antiguo al más reciente.
- Ordenar los Datos de la Hoja 3 por Salario de Mayor a Menor y luego por Fecha_Nacimiento del más antiguo al más reciente.
- En la Hoja 2 Filtre (Autofiltro), todos los Estudiantes de Contabilidad 3 Semestre, Jornada de la Mañana, Año 2011, Periodo 2.
- En la Hoja 2 Filtre (Autofiltro), todos los Estudiantes Hombres de Enfermería y Análisis no residan en Montería.
- En la Hoja 3 Filtre (Autofiltro), todos los Empleados que Devenguen Entre 1 y 2 Salarios Mínimos Legales Vigentes.
Tablas Dinamicas
TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, tendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, tendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones.
Ejemplo Practico:
Funciones Dirigidas a Bases de Datos
FUNCIONES DIRIGIDAS A BASES DE DATOS
FUNCIÓN CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios especificados.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Observación
En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar.
Ejemplo 1: fórmulas CONTAR.SI comunes
Ejemplo 2: fórmulas CONTAR.SI que usan caracteres comodín y tratan con valores vacíos
Nota: Puede ver el número como un porcentaje. Seleccione la celda y, a continuación, en la ficha Hoja, en el grupo Número, haga clic en Porcentaje .
FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO
Cuenta las celdas, dentro del rango, que cumplen los criterios especificados.
Sintaxis
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1;rango2; criterio2…)
Rango1, rango2, … son de 1 a 127 rangos en los que se van a evaluar los criterios asociados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio1, criterio2, … son de 1 a 127 criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determinan las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Observaciones
Cada celda de un rango se cuenta sólo si todos los criterios correspondientes especificados son verdaderos para dicha celda.
Si una celda de criterios está vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la trata como un valor 0.
En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar.
Ejemplo
FUNCIÓN CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios especificados.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Observación
En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar.
Ejemplo 1: fórmulas CONTAR.SI comunes
| A | B | |
| Datos | Datos | |
| manzanas | 32 | |
| naranjas | 54 | |
| melocotones | 75 | |
| manzanas | 86 | |
| Fórmula | Descripción (resultado) | |
| =CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") | Número de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2) | |
| =CONTAR.SI(A2:A5;A4) | Número de celdas con melocotones en la primera columna anterior (1) | |
| =CONTAR.SI(A2:A5;A3)+CONTAR.SI(A2:A5;A2) | Número de celdas con naranjas y manzanas en la primera columna anterior (3) | |
| =CONTAR.SI(B2:B5;">55") | Número de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior (2) | |
| =CONTAR.SI(B2:B5;"<>"&B4) | Número de celdas con un valor distinto de 75 en la segunda columna anterior (3) | |
| =CONTAR.SI(B2:B5;">=32")-CONTAR.SI(B2:B5;">85") | Número de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 en la segunda columna anterior (3) |
Ejemplo 2: fórmulas CONTAR.SI que usan caracteres comodín y tratan con valores vacíos
| A | B | |
| Datos | Datos | |
| manzanas | Yes | |
| naranjas | NO | |
| melocotones | No | |
| manzanas | YeS | |
| Fórmula | Descripción (resultado) | |
| =CONTAR.SI(A2:A7;"*es") | Número de celdas que acaban con las letras "es" en la primera columna anterior (4) | |
| =CONTAR.SI(A2:A7;"?????es") | Número de celdas que acaban con las letras "es" y tienen exactamente 7 letras en la primera columna anterior (2) | |
| =CONTAR.SI(A2:A7;"*") | Número de celdas que contienen texto en la primera columna anterior (4) | |
| =CONTAR.SI(A2:A7;"<>"&"*") | Número de celdas que no contienen texto en la primera columna anterior (2) | |
| =CONTAR.SI(B2:B7;"No") / FILAS(B2:B7) | El número medio de votos negativos, incluidas las celdas vacías de la segunda columna anterior, con el formato de porcentaje sin cifras decimales (33%) | |
| =CONTAR.SI(B2:B7;"Sí") / (FILAS(B2:B7) -CONTAR.SI(B2:B7; "<>"&"*")) | El número medio de votos positivos, excluidas las celdas vacías de la segunda columna anterior, con el formato de porcentaje sin cifras decimales (50%) |
FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO
Cuenta las celdas, dentro del rango, que cumplen los criterios especificados.
Sintaxis
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1;rango2; criterio2…)
Rango1, rango2, … son de 1 a 127 rangos en los que se van a evaluar los criterios asociados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio1, criterio2, … son de 1 a 127 criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determinan las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Observaciones
Cada celda de un rango se cuenta sólo si todos los criterios correspondientes especificados son verdaderos para dicha celda.
Si una celda de criterios está vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la trata como un valor 0.
En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar.
Ejemplo
| A | B | C | D |
| Vendedor | Cuota de aparatos mecánicos superada | Cuota de aparatos superada | Cuota de artilugios superada |
| Davolio | Sí | No | No |
| Buchanan | Sí | Sí | No |
| Suyama | Sí | Sí | Sí |
| Leverling | No | Sí | Sí |
| Fórmula | Descripción (resultado) | ||
| =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:D2;"=Sí") | Cuenta cuántas veces Davolio ha superado una cuota de ventas para aparatos mecánicos, aparatos y artilugios (1) | ||
| =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B5;"=Sí";C2:C5;"=Sí") | Cuenta cuántos vendedores han superado su cuota de aparatos mecánicos y aparatos (2) | ||
| =CONTAR.SI.CONJUNTO(B5:D5;"=Sí";B3:D3;"=Sí") | Cuenta cuántas veces Leverling y Buchanan han superado la misma cuota para aparatos mecánicos, aparatos y artilugios (1) | ||
Importacion
Administración de Base de Datos en Excel 2007
Importar o Exportar Archivos de Texto
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.). Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como.
Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:
Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.
Importar un Archivo de Texto Conectándose a élPuede importar datos de un archivo de texto como un rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.).
Conectar con Datos de Access Desde ExcelPara traer datos de Access actualizables a Excel, puede crear una conexión, almacenada normalmente en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), con la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. La ventaja principal de crear una conexión con los datos de Access es que puede analizar periódicamente estos datos en Excel sin tener que copiarlos o exportarlos constantemente. Tras conectarse con los datos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde la base de datos de Access original siempre que la base de datos se actualice con información nueva. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso.
Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
- Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto.
- Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.
- En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.
- En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea importar. Siga las instrucciones del Asistente para importar texto.
- En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:
- En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea importar. Siga las instrucciones del Asistente para importar texto.
- En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:
- Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente.
- Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.
- Haga clic en Aceptar.
Conectar con Datos de Access Desde ExcelPara traer datos de Access actualizables a Excel, puede crear una conexión, almacenada normalmente en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), con la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. La ventaja principal de crear una conexión con los datos de Access es que puede analizar periódicamente estos datos en Excel sin tener que copiarlos o exportarlos constantemente. Tras conectarse con los datos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde la base de datos de Access original siempre que la base de datos se actualice con información nueva. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso.- Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de Access.
- En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.
- En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en la base de datos de Access que desea importar.
- En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente:
- En Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes:
- Para ver los datos como una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).), seleccione Tabla.
- Para ver los datos como un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.), seleccione Informe de tabla dinámica.
- Para ver los datos como un informe de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.) y un informe de tabla dinámica, seleccione Informe de gráfico y tabla dinámicos.
- Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente.
- Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de la nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva.
- Haga clic en Aceptar
Webgrafia
WEBGRAFÍA
Youtube - http://www.youtube.com/watch?v=t92Sdu0nYhE
Youtube - http://www.youtube.com/watch?v=S8DjhnrWDUY
Youtube - http://www.youtube.com/watch?v=S8DjhnrWDUY
Aulaclic.es - http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm
Allexcel - Tutoriales: http://www.allexcel.com.ar
Metodologia
METODOLOGÍA
La Capacitación es 100% virtual, tendrán
a disposición un equipo de docentes especialistas en esta materia que orientarán
tu estudio, contestando a las consultas que les hagas y resolviendo los
obstáculos que pudieras encontrar por el camino. Son los encargados de corregir
los ejercicios del Curso de Excel Avanzado online que vayas enviando y evaluar
tu aprendizaje.
Con la metodología del Curso de
Excel Avanzado podrás acceder al blog online para dirigirte a tus asesores,
intercambiar experiencias con el resto de estudiantes, consultar enlaces,
bibliografías, documentación y materiales relacionados con el Curso.
Formato de Celdas
FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
3º. Hacer clic sobre la pestaña Número.
4º. Aparecerá la ficha de la derecha
5º. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría.
6º. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no entra por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, el símbolo monetario y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha: Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, Por ejemplo: un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales: como por ejemplo el código postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1º. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
2º. Seleccionar el menú Formato – Celdas.
3º. Hacer clic sobre la pestaña Alineación.
4º. Aparecerá la ficha de la derecha
5º. Elegir las opciones deseadas.
6º. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido, si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro (árabe, hebreo, etc.)
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar el menú Formato – Celdas – Fuente o bien la barra de herramientas Formato. Las opciones son las mismas que las estudiadas en Word.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
1º. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2º. Seleccionar el menú Formato – Celdas
3º. Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
4º. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha
5º. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6º. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Las opciones son similares a las de Formato – Bordes y Sombreado de Word.
Tramas
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1º. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2º. Seleccionar el menú Formato – Celdas
3º. Hacer clic sobre la pestaña Tramas.
4º. Aparecerá la ficha de la derecha.
5º. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6º. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.
1º. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
2º. Seleccionar el menú Formato – Celdas.3º. Hacer clic sobre la pestaña Número.
4º. Aparecerá la ficha de la derecha
6º. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, el símbolo monetario y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha: Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, Por ejemplo: un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales: como por ejemplo el código postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
2º. Seleccionar el menú Formato – Celdas.
3º. Hacer clic sobre la pestaña Alineación.
4º. Aparecerá la ficha de la derecha
5º. Elegir las opciones deseadas.
6º. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido, si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro (árabe, hebreo, etc.)
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar el menú Formato – Celdas – Fuente o bien la barra de herramientas Formato. Las opciones son las mismas que las estudiadas en Word.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
3º. Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
4º. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha
5º. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6º. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Las opciones son similares a las de Formato – Bordes y Sombreado de Word.
Tramas
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
3º. Hacer clic sobre la pestaña Tramas.
4º. Aparecerá la ficha de la derecha.
5º. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6º. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.
Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.
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